Cómo sacarle provecho al teletrabajo: consejos para ser más productivo

Como todo, el home office tiene desventajas y ventajas. 

Por ejemplo, el tiempo de desplazamiento hacia el trabajo ahora es tiempo libre que podría usarse para hacer otras actividades productivas o simplemente descansar.  

Una desventaja del teletrabajo es que las personas en tu vida tendrán que acostumbrarse a las nuevas circunstancias (incluidos los niños). Pero si eres constante (y razonable) con tu horario de trabajo y cumples con las metas de productividad, las personas se adaptarán rápidamente.

Es fácil asumir que alguien que trabaja de forma remota se distrae más fácilmente porque no tiene a un jefe que lo esté vigilando. Pero un estudio de la Harvard Business Review prueba lo contrario, y resalta que algunas compañías experimentaron un crecimiento en su productividad de 13.5% después de haber permitido el trabajo remoto.

Trabajar de manera remota no significa que la calidad de la comunicación disminuya. Las telecomunicaciones eliminan las sutilezas de los encuentros personales, por lo que ayudan a que los empleados se concentren en el trabajo productivo.

Para que esto funcione, los jefes necesitan delinear claramente las expectativas y las herramientas para la comunicación. Es muy importante conseguir las herramientas apropiadas para que haya un diálogo fluido y con la menor cantidad de interferencias posibles. 

*Comunicación en sincronía: Empieza por elegir una plataforma de chat para que tu equipo pueda discutir ideas y responder preguntas de manera inmediata y oportuna.
 

*Un plan común: todos los equipos deben ser capaces de ver en qué están trabajando los demás y la fase en la que se encuentran los distintos proyectos.

*Almacenamiento común de documentos: Elegir entre Dropbox, Google Drive u otras opciones. Diseñar un sistema para nombrar documentos que sea comprensible y accesible para todos.  

*Calendario compartido: Agendar las reuniones se vuelve súper fácil. Se puede usar Google Calendar o Fantastical, por ejemplo, para que todos los miembros del equipo tengan acceso a las fechas registradas importantes. Esto permitirá dejar atrás de una vez por todas las cadenas infinitas de correo con las discusiones sobre horarios y demás.  

Luego de elegir herramientas de comunicación, el equipo debe ponerse de acuerdo en cómo va a utilizar esas herramientas.  Se puede diseñar un plan para determinar cómo usarlas y luego escribir las instrucciones en un documento al que todos puedan acceder cuando lo necesiten. Esto también le servirá como entrenamiento a las personas nuevas que recién se van a incorporar al equipo. 

Otro punto importante es hacer reuniones que tengan un objetivo en serio. Si todos en la reunión saben cuál es el tema a discutir, la duración de la reunión, y lo que se va a presentar, en el futuro, todos sabrán que no es un desperdicio reunirse.

Es clave revisar regularmente las instrucciones para saber si siguen siendo relevantes. Si los procesos se mantienen actualizados, los compañeros de equipo se mantienen interesados.

Un último consejo es, como jefe o líder, usar GIFs, emojis, y cualquier otra cosa que parezca entretenida para que el trabajo sea más divertido También apartar tiempo para encuentros desestructurados y divertidos vía videoconferencia que fomenten el espíritu de equipo.